Slik sender og laster du opp fakturaer i SEMINE

Opplasting og mottak av faktura i SEMINE

Du kan sende fakturaer til SEMINE på to måter:

1. E-post:
   Send fakturaen til orgnummer@semine.net
   (Erstatt orgnummer med organisasjonsnummeret til selskapet ditt.)
   Dette fungerer både for XML-filer (EHF) og PDF eller TIF.

2. Direkte opplasting:
   Klikk på Last opp i SEMINE → velg riktig klient → dra og slipp fakturaen (kun PDF eller TIF).

Behandlingstid:
De fleste PDF-fakturaer behandles innen kort tid. Enkelte kan ta lengre tid ved svært høy trafikk, dårlig skannede dokumenter eller store filer. Maks behandlingstid er 24 timer.

Viktig informasjon

• Kun fakturaer behandles automatisk.
  Utleggsskjema, reiseregninger eller andre dokumenter er ikke tilpasset fakturaflyten i SEMINE og må håndteres på annen måte.

• Én faktura per PDF.
  Dersom flere fakturaer ligger i samme PDF, vil kun den første bli behandlet. Resten blir ignorert.

• Kvalitet påvirker prosessering.
  Uklare skanninger, mange sider eller filer med høy kompleksitet vil ta lengre tid å behandle.

• Raskere flyt:
  Gi mottaksadressen (orgnummer@semine.net) direkte til leverandørene deres, slik at fakturaer går rett inn i systemet uten forsinkelser.
   

Hvis fakturaen ikke dukker opp

Dersom fakturaen ikke er synlig etter 24 timer, bør du:
- kontrollere at PDF-en faktisk er en faktura
- sjekke at e-posten ble sendt til korrekt adresse
- sikre at filen ikke er kryptert eller passordbeskyttet

Følg fakturaene dine i DocFlow

Når du har lastet opp eller sendt en faktura til SEMINE, kan du følge statusen i DocFlow.
Her finner du en oversikt over alle mottatte dokumenter og hvor i prosessen de befinner seg.

I DocFlow kan du:

• Se alle fakturaer som er mottatt, enten de er sendt via e-post eller lastet opp manuelt.

• Følge statusen på hver faktura, for eksempel: Mottatt, Prosesseres, Videresendes eller Ferdig.

• Finne igjen dokumentet enkelt ved å søke på dato, leverandør, filnavn eller fakturanummer.

• Klikke deg videre direkte inn til fakturaen i SEMINE for å behandle den.

Dersom fakturaen fortsatt står som “Videresendt” etter lang tid, betyr det som regel at den er under prosessering. Ved unormalt lang behandlingstid bør filkvalitet og mottaksadresse sjekkes.

Tips: DocFlow er den raskeste måten å finne ut om en faktura faktisk har kommet frem til SEMINE.

Fullstendig artikkel om Docflow.